Heritage Minutes: Request for Proposals | Minutes du patrimoine: Demande de propositions

Date Posted: Nov 12, 2019
Application Deadline: Jan 15, 2020
Start Date: Apr 01, 2020

Salary From: 100K To 100K+
Province: Ontario
City: Toronto, ON
Employee Benefits: N/A
Organization's Field/Discipline: Heritage
Job's focus: Creative
Job Type: Requests for Proposals
Career Level: Doesn’t apply

Organization Description

Historica Canada

Historica Canada is the largest charitable organization dedicated to Canadian history, identity and citizenship. Its mandate is to build active and informed citizens through greater knowledge and appreciation of the history, heritage and stories of Canada.Some of its signature programs include: the Heritage Minutes, The Canadian Encyclopedia, the Memory Project, and Encounters with Canada. 



Job Description

(Français qui suit) 

REQUEST FOR PROPOSALS – HERITAGE MINUTES:

Historica Canada’s Heritage Minute collection contains more than 90 one-minute shorts about key moments and figures in Canadian History. More than 25 years since the first Heritage Minute premiered, these spots have become an enduring part of popular culture in Canada. Historica Canada has released 19 new Heritage Minutes since the project was re-launched in 2012, including: Acadian Deportation, D-Day, Vancouver Asahi, Jim Egan, Lucy Maud Montgomery, and Kensington Market.

PROJECT OVERVIEW:

Historica Canada is seeking two production companies or teams to develop one new Heritage Minute each.   

The organization seeks to create engaging new Heritage Minutes that resonate with the brand and legacy of the celebrated collection while offering a fresh vision to capture new audiences.

This new vision might include period dramatizations such as those seen in the established Heritage Minutes, as well as new visual treatments including innovative re-enactments, animation (2D and 3D) and CGI, and/or documentary formats.

Historica Canada will work with historians and consultants, who will provide consultation on script development and production.  All aspects of the concept, script, casting, creative direction and production, however, will be required to meet with the final approval of Historica Canada. This is a collaborative process. Historica Canada will be regularly engaged throughout the production process.

Selected teams will be provided a project script written by Historica Canada on the approved 2020-21 topic.

Each Minute will be made available in English and French.

PROJECT TIMELINE*:

*Note: This is an estimated timeline for the production of ONE Heritage Minute. However, please note that in our experience, the general life cycle of a Heritage Minute production from start to finish ranges from between 6 months to a year, depending on the topic and scale of the project.

November 2019 –RFP opens
January 15, 2020 – RFP closes
February 2020 – Teams selected for interviews will be contacted
March 2020 – Top teams interviewed
April 1, 2020 – Contracts awarded
April-May 2020 – Internal scripting development; consultation with selected teams, historians, and cultural experts
June-August 2020 -
September - October 2020 – Production Phase – execute shoots for each new Minute
November-March 2020-2021 – Post-production Phase – complete all edits, team to deliver final product

BUDGET:

The maximum budget, inclusive of all taxes is $150,000 for one Heritage Minute.
Your budget should take into account:
  • English and French versions for each Minute (language dubbing is required; subtitles are not sufficient)
  • ACTRA fees, as per the Heritage Minute agreement (Session fees as per the current Independent Production Agreement, plus an additional 60% of each performer’s net fees for broadcast and new media rights in perpetuity)
  • UDA fees, as per the Heritage Minute agreement* (Session fees multiplied by 2.5 times to guarantee full broadcast and new media rights in perpetuity. *Applicable only if on-screen dialogue is in French.)   
  • The possibility of high-profile performers who work above scale
  • Crew, set design, costuming and props
  • Shooting at different locations, including possible crew travel
  • Post-production including editing, music, voice over narration and visual effects/CGI
  • Final broadcast-ready deliverables in both official languages
  • Contingency
 
Please note, all admin/overhead costs should also be factored into the budget. The total $150,000 should be inclusive of tax.
 
Please submit your budget using the Telefilm Canada top sheet template.

TOPIC:

We are asking companies to submit a treatment for the following topic: the discovery of insulin.  

This WILL NOT be the topic of a new Heritage Minute in the new year, simply a topic for the application process.

PROPOSALS:

If you wish to submit a Heritage Minutes proposal to Historica Canada, please prepare a .pdf document which includes the following:
  • Your creative team (including your planned producers, director, and DOP)
    • An executive summary of your company or team
    • Full contact information for the applicant, including phone number and email address
    • Links to reels of recent work for your company and proposed creative team
    • Please include any potential scheduling conflicts and other big projects your team is taking on in the above timeframe
  • A short, one paragraph treatment on how you would approach the proposed topic (treatment can include your notes on narrative approach, artistic style, theme etc. NO scripts please)
  • A mood board on how you would approach the proposed topic
  • A draft budget following the aforementioned specifications using the Telefilm Canada Top Sheet
Please limit your proposal to a maximum of 10 pages, including appendices.

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APPEL D’OFFRES – MINUTES DU PATRIMOINE :

La collection des Minutes du patrimoine de Historica Canada comprend 90 courts-métrages d’une minute au sujet de moment ou personnages importants de l’histoire canadienne. Plus de vingt-cinq ans après la création de la première Minute du patrimoine, ces vignettes sont devenues une partie intégrante de la culture populaire au Canada. Historica Canada a produit 19 nouvelles Minutes du patrimoine depuis la relance du projet en 2012, incluant : La déportation des Acadiens, Jour J, L’Asahi de Vancouver, Jim Egan, Lucy Maud Montgomery, et Le marché de Kensington.

APERÇU DU PROJET :

Historica Canada est à la recherche de deux équipes ou compagnies de production afin de développer une Minute du Patrimoine chaque.

L’organisme cherche à créer des Minutes du patrimoine excitantes qui s’inscrivent dans l’héritage et l’image de marque de cette collection adorée, tout en offrant une nouvelle vision afin de captiver de nouveaux publics. 

Cette nouvelle vision pourrait inclure des dramatisations historiques telles que vues dans les Minutes bien établies, ainsi que de nouveaux traitements visuels incluant des reconstitutions novatrices, de l’animation (2D et 3D) et des effets spéciaux, et/ou des formats documentaires.

Historica Canada travaillera avec des historiens et des consultants qui fourniront de la supervision au niveau du développement du scénario et de la production. Cependant, tous les aspects du concept, du scénario, de la distribution, de la direction créative et de la production devront recevoir l’approbation finale de Historica Canada. Il s’agit d’un processus collaboratif. Historica Canada sera régulièrement impliqué durant le processus de production.

Les équipes choisies recevront un scénario écrit par Historica Canada pour le sujet approuvé pour 2020-21. 

Chaque Minute sera offerte en français et en anglais.

CALENDRIER DU PROJET* :

* Il s’agit d’une estimation du calendrier pour la production d’UNE seule Minute du patrimoine. Cependant, veuillez noter que selon notre expérience, le cycle de vie de la production d’une Minute du patrimoine du début à la fin s’étend généralement entre six mois et un an, en fonction du sujet et de l’échelle du projet.

Novembre 2019 – Affichage de l’appel d’offres
15 janvier 2020 – Clôture de l’appel d’offres
Février 2020 – Les équipes choisies pour des entrevues seront contactées
Mars 2020 – Entrevues avec les équipes sélectionnées
1er avril 2020 – Attribution des contrats
Avril - août 2020 - Phase de préproduction – Élaboration des scénarios à l’interne; consultation avec les équipes, historiens et experts culturels choisis
Septembre - octobre 2020 – Phase de production – exécution des tournages pour chaque nouvelle Minute
Novembre - mars 2020-2021 – Phase de postproduction – achèvement de tous les montages, livraison par l’équipe du produit final

BUDGET:

Le budget maximum, comprenant toutes les taxes, est 150 000$ pour une Minute du patrimoine.  
Votre budget devrait prendre en considération :
  • Une version française et une version anglaise pour chaque Minute (le doublage est requis, les sous-titres ne suffisent pas) ;
  • Les frais ACTRA, tels qu’établis dans l’entente des Minutes du patrimoine (frais de session selon l’accord pour les productions indépendantes en vigueur, plus 60% des honoraires nets de chaque artiste pour les droits de diffusion et des nouveaux médias à perpétuité) ;
  • Les frais UDA (frais de session multipliés 2,5 fois afin de garantir la diffusion complète et les droits pour les nouveaux médias à perpétuité) ;   
  • La possibilité d’engager des personnalités célèbres qui travaillent au-dessus du taux de base ;
  • L’équipe technique, la conception des décors, costumes et accessoires ;
  • Le tournage dans différents lieux, incluant la possibilité de voyages pour l’équipe technique ;
  • La postproduction, comprenant le montage, la musique, la narration et les effets visuels ;
  • Produits finaux prêts pour la diffusion dans les deux langues officielles ;
  • Fonds de prévoyance.
 
Prière de noter que tous les frais d’administration/généraux devraient aussi être inclus dans le budget. Le total de 150 000$ devrait inclure les taxes.

Veuillez S.V.P. soumettre votre budget en utilisant le modèle de Téléfilm Canada.

SUJETS :

Nous demandons aux compagnies de soumettre un traitement pour le sujet suivant : la découverte de l’insuline.

IL NE S’AGIT PAS du sujet de notre prochaine Minute du patrimoine, mais simplement d’un sujet utilisé pour le processus d’application.

PROPOSITIONS :  

Si vous désirez soumettre une proposition pour une Minute du patrimoine à Historica Canada, veuillez S.V.P. préparer un document .pdf comprenant les éléments suivants :
  • L’équipe créative (incluant le producteur, le réalisateur et le directeur de la photographie projetés)
  • Un résumé de votre compagnie ou équipe;
  • Coordonnées complètes de l’appliquant, comprenant un numéro de téléphone et une adresse courriel;
  • Liens vers les démos d’œuvres récentes de votre compagnie et de l’équipe créative proposée.;
  • Veuillez S.V.P. inclure tous conflits d’horaires potentiels et autres gros projets entrepris par l’équipe pendant la période indiquée ci-dessus.
  • Un court paragraphe de traitement indiquant comment vous aborderiez le sujet proposé (le traitement peut comprendre vos notes au sujet de l’approche narrative, le style, les thèmes, etc. S.V.P., aucun scénario).
  • Un tableau d’ambiance sur la façon dont vous aborderiez le sujet proposé.
  • Une ébauche de budget respectant les spécifications susmentionnées en utilisant le modèle de Téléfilm Canada
Veuillez limiter votre soumission à un maximum de 10 pages, incluant les appendices.

Requirements:

(Français qui suit) 

SELECTION CRITERIA:

Selection will be based on the assessment of three aspects of submission:

Treatment Concept: Overall vision and appropriateness for the organization’s needs and brand will be considered; including any innovative elements in your proposed concept. Demonstrated research into the topic will be considered an asset. 

Work Samples and References: Quality of your portfolio, such as: your experience with similar projects including client work; your flexibility pertaining to potential shifts in project scope or timelines; integrity; and your process for developing and carrying out the project in a timely manner. Please note that the production team or company should be available during regular working hours.

Budget: Budget must be submitted through the Telefilm Canada top sheet template and must be appropriate and reasonable to the project. Budget lines and a best estimate of pro bono work must be clearly defined in the proposal.

Competition is limited to Canadian companies and Canadian citizens only.

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CRITÈRES DE SÉLECTION :

La sélection sera basée sur l’évaluation de trois éléments de la soumission :

Concept: Vision et pertinence pour les besoins et l’image de marque de l’organisme, y inclus tous éléments novateurs du concept proposé. Des aptitudes marquées pour la recherche sur le sujet constitueront un atout.  

Exemples de travaux et références : Qualité du portfolio, tel que : expérience avec des projets similaires ; flexibilité concernant des changements potentiels dans l’ampleur ou la chronologie du projet ; intégrité ; et votre processus pour développer et mener à bien le projet à l’intérieur des délais. Veuillez noter que l’équipe de production ou la compagnie devrait être disponible durant les heures de travail régulières.

Budget: Le budget doit être soumis en utilisant le modèle de Téléfilm Canada et doit être approprié et raisonnable en fonction du projet. Les lignes du budget et une estimation du travail pro bono accompli doivent être clairement définies dans la proposition.

Le concours est limité aux compagnies et citoyens canadiens seulement.

 

Additional Info:

(Français qui suit) 

ADDITIONAL INFORMATION:

Historica Canada is the largest charitable organization dedicated to Canadian history, identity and citizenship. Its mandate is to build active and informed citizens through greater knowledge and appreciation of the history, heritage and stories of Canada.

Information about the organization and programs may be found at www.historicacanada.ca. All of the Heritage Minutes may be found here.

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INFORMATION ADDITIONNELLE :

Historica Canada est le plus grand organisme de bienfaisance dédié à l’histoire, l’identité et la citoyenneté canadiennes. Son mandat est de former des citoyens actifs et informés grâce à une plus grande connaissance et appréciation de l’histoire, du patrimoine et des récits canadiens.

Pour plus d’informations au sujet de l’organisme et des programmes, visitez le www.historicacanada.ca. Toutes les Minutes du patrimoine peuvent être trouvées ici.


 

How to Apply:

(Français qui suit) 

DEADLINE:

An electronic copy of the proposal in .pdf format is due January 15, 2020 at 5 p.m. ET to minutes@historicacanada.ca with the subject heading “Heritage Minutes RFP 2019– ‘YOUR COMPANY NAME’”.

Questions may be sent to minutes@historicacanada.ca. No extensions will be granted. No phone calls please.

We regret that due to the high volume of applicants we are unable to provide detailed feedback to unsuccessful candidates.

This is an open and competitive process. Proposals will be evaluated immediately thereafter. Historica Canada will select the top 10 proposals for follow-up interviews in person or by phone in mid-February 2020. Please note that the services performed by the selected production company in regard to the new Heritage Minutes shall be for the exclusive benefit of Historica Canada. All work products generated as well as copyright for the Heritage Minutes shall belong to Historica Canada.

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DATE LIMITE :

Un exemplaire électronique est dû le 15 janvier 2019 à 17 h, HNE au minutes@historicacanada.ca, avec comme objet : « Appel d’offres des Minutes du patrimoine 2019 - NOM DE VOTRE COMPAGNIE ».

Vous pouvez communiquer avec nous pour toutes questions au minutes@historicacanada.ca. Aucune prolongation ne sera accordée. Aucun appel téléphonique S.V.P.

Malheureusement, en raison du grand nombre de soumissions reçues, nous ne pourrons fournir de commentaires détaillés aux candidats non retenus.

Ceci est un processus ouvert et compétitif. Les propositions seront évaluées immédiatement après la clôture. Historica Canada sélectionnera les 10 meilleures propositions afin d’effectuer des entrevues de suivi en personne ou par téléphone à la mi-février 2020. Veuillez noter que les services rendus par la société de production sélectionnée en ce qui concerne les nouvelles Minutes du patrimoine bénéficieront exclusivement à Historica. Canada. Tous les produits générés ainsi que les droits d'auteur pour les Minutes du patrimoine appartiennent à Historica Canada.


 

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