PODIUM 2024 - Gestionnaire de projet/Project Manager

Date Posted: May 24, 2023
Application Deadline: Jun 15, 2023
Start Date: Jun 29, 2023

Salary From: 25K To 30K
Province: Québec
City: Montréal
Employee Benefits: N/A
Organization's Field/Discipline: The Arts
Job's focus: Administrative
Job Type: Contract
Career Level: Doesn’t apply

Organization Description

FRANÇAIS (English below)

Fondé en 1982, Canada Choral est l'organisme national de services dans le domaine du chant de groupe et de la pratique chorale. Nous sommes une organisation composée de membres qui offre du développement professionnel, de la promotion, des ressources et des occasions pour établir des connexions d'un océan à l'autre. Nos membres sont des chef.fes de chœur, des éducateur.trices, des compositeur.trices, des étudiant.es, des gestionnaires, des administrateur.trices, des chefs de file de l'industrie chorale, des chorales professionnelles et nationales, et plus.

En 2016-17, Canada Choral a produit avec Hills Strategies Inc. le tout premier recensement choral national qui a révélé que 3,5 millions de Canadiens chantent dans une chorale ou un groupe de chant. Canada Choral ne sert pas seulement ses membres, mais s'efforce également de servir l'ensemble du secteur des arts choraux et du chant collectif à travers le pays. En connectant les communautés de chant collectif avec de l'information, des ressources pour le développement professionnel, et des outils de promotion, Canada Choral inspire une plus grande sensibilisation au chant collectif à travers la nation et au-delà. 

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ENGLISH

Founded in 1982, Choral Canada is the National Arts Service Organization for the choral and group singing arts sector and community in Canada. We are a member-based organization that provides professional development, advocacy, resources, and opportunities to build connections from coast to coast to coast. Our members include conductors/leaders, educators, composers/songwriters, students, managers/administrators, choral industry leaders, professional/national choirs, and more.
 
In 2016-17, Choral Canada produced with Hills Strategies Inc. the first-ever national choral census which found that 3.5 million Canadians sing in a choir/singing group. Choral Canada not only serves its membership but also strives to serve the entire choral and group singing arts sector across the country. By connecting group singing communities with information, resources for professional development, and advocacy tools, Choral Canada inspires greater awareness of group singing across the nation and beyond.

Job Description

FRANÇAIS (English below)

Le congrès et festival choral national PODIUM 2024 est actuellement à la recherche d'une ou un gestionnaire de projet.  Relevant des cadres supérieurs des organismes hôtes, Canada Choral et l'Alliance chorale du Québec, la ou le gestionnaire de projet joue un rôle clé dans la planification et la réalisation de PODIUM 2024. Le congrès et le festival auront lieu du 16 au 19 mai 2024 à Montréal.

Responsabilités :

* Correspondance avec tous les participants et participantes à Podium (congressistes, chœurs et groupes de chant, commanditaires, partenaires corporatifs)
* Gestion de la logistique (calendrier, installations, contrats, etc.)
* Marketing et publicité
* Facilitation et soutien du travail des comités de Podium
* Coordination des artistes, conférencières et conférenciers invités
* Gestion de l'inscription des congressistes et de la vente des billets de concert
* Tenue de dossiers complets et précis
* Évaluation de l’événement
* Rapports finaux (par exemple, SOCAN)

La personne retenue travaillera à partir de son domicile, mais devra être disponible sur place pendant toute la durée du congrès et du festival Podium (du 16 au 19 mai 2024) au centre-ville de Montréal, y compris plusieurs jours avant et après le congrès. Elle devra assister à toutes les réunions virtuelles du comité de planification de Podium.
 
PODIUM 2024 est flexible en ce qui concerne les heures de bureau souhaitées par la ou le gestionnaire de projet afin d'accommoder d'autres emplois à temps partiel ou d'autres responsabilités, mais un certain nombre d'heures de bureau dédiées en journée seront nécessaires, y compris pour les réunions hebdomadaires et mensuelles. Le poste est à temps partiel pour 2023 et le nombre d’heures augmentera en 2024. Dans la période précédant et pendant l'événement, le poste est à temps plein.

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ENGLISH

The PODIUM 2024 National Choral Conference and Festival is currently seeking a Project Manager. Reporting to the senior staff of the co-hosting organizations, Choral Canada and Alliance chorale du Québec, the Podium Project Manager plays a key role in the planning and delivery of PODIUM 2024.  The Conference and Festival takes place May 16-19, 2024 in Montreal. 

Areas of work include:

* correspondence with all Podium participants (delegates, choirs and singing groups, sponsors, corporate partners)
* logistics management (scheduling, facilities, contracts etc)
* marketing and publicity
* facilitating and supporting the work of Podium committees
* coordinating guest performers and presenters
* management of delegate registration and concert ticket sales
* complete and accurate record keeping
* assessment and evaluation
* final reports (eg. SOCAN)

The Project Manager will work from their home but is expected to be available on site for the duration of the Podium Conference and Festival (16-19 May 2024) in downtown Montréal, including several days pre- and post-conference. They will be expected to attend all Podium Planning Committee meetings (virtual).

PODIUM 2024 is flexible with the Project Manager’s desired office hours to accommodate other part-time jobs or other responsibilities, however a number of dedicated daytime office hours will be required including weekly and monthly meetings. The position is part-time for 2023 and will increase in hours in 2024. Leading up to and during the event, the job is full-time.

Requirements:

FRANÇAIS (English below)

La candidate ou le candidat retenu aura une passion pour la musique chorale/le chant de groupe et les arts, ainsi qu’un fort esprit d'équipe et une attitude positive.
 
Autres exigences du poste :
 
* Bilingue – français et anglais
* Solides compétences en gestion de projet et expérience d’événements de plusieurs jours
* Solides compétences organisationnelles
* Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite en français et en anglais
* Compétences informatiques exceptionnelles, y compris la maîtrise de Microsoft Office et de Google Drive
* Aisance dans l'apprentissage de nouveaux logiciels (plateforme de billetterie et application de conférence)
* Solides compétences en leadership
* Expérience de travail en étroite collaboration avec des bénévoles
* Expérience des événements virtuels et des plateformes d’enregistrement, diffusion en continu, etc.
* Capacité de prioriser les tâches, d'effectuer plusieurs tâches à la fois et d’organiser le temps de façon appropriée

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ENGLISH

The successful applicant will have a passion for choral music/group singing and the arts, and will be a strong team player with a positive attitude.  Other job requirements include:

* bilingual - English and French
* strong project management skills and experience with multi-day events
* strong organizational skills
* excellent verbal and written communication skills in both English and French
* exceptional computer skills, including proficiency with Microsoft Office and GoogleDrive 
* comfortable learning new software (ticketing platform and conference app)
* strong leadership skills
* experience working closely with volunteers
* experience with virtual events and platforms - recording, streaming, etc
* the ability to prioritize tasks, multitask, and budget time appropriately
* strong understanding of and connections in the Montréal performing arts scene 

Additional Info:

FRANÇAIS (English below)

Podium est un congrès et festival choral national bilingue, présenté par Canada Choral tous les deux ans. Il est organisé conjointement avec un organisme choral provincial différent à chaque édition. En 2024, l'événement sera un événement hybride (à la fois en personne et virtuel). Il comprendra des centaines de congressistes, artistes, conférencières et conférenciers et exposants, en personne et virtuellement.  La portion congrès propose des conférences, des séances plénières, des classes de maître et des possibilités de réseautage et de renforcement de la communauté ; la portion festival comprendra de multiples concerts dans différents lieux de Montréal, disponibles à la fois en personne et virtuellement.

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ENGLISH

Podium is Choral Canada’s biennial bilingual choral conference and festival. It is co-hosted with a different provincial choral organization for each iteration. In 2024, the event will be a hybrid event (both in-person and virtual). It will include hundreds of in-person and virtual delegates, performers, presenters, and marketplace exhibitors.  The conference offers plenary sessions, master classes, and networking and community building functions; the festival will include multiple concerts in different venues in Montreal, available both in-person and virtually.

How to Apply:

FRANÇAIS (English below)

Canada Choral et l'Alliance Chorale du Québec sont des employeurs qui souscrivent au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous nous engageons à respecter les principes d'équité et de diversité en matière d'emploi. Nous encourageons les personnes autochtones, les personnes vivant avec un handicap, les minorités sexuelles et de genre, les femmes et les membres de tous les groupes en quête d'équité à poser leur candidature et à s'auto-identifier. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
 
Veuillez envoyer les documents suivants par courriel avant le 15 juin 2023 :
1) votre curriculum vitae;
2) une lettre de référence;
3) deux références supplémentaires (coordonnées uniquement); et
4) une lettre de candidature d'une page décrivant votre intérêt et vos qualifications pour ce poste.
 
Envoyez le tout à l’attention de Meghan Hila, directrice générale de Canada Choral (info@choralcanada.org). Si l'envoi par courriel constitue un obstacle, veuillez communiquer avec Choral Canada au 647-606-2467 ou à info@choralcanada.org pour discuter d'une autre façon de procéder.

La date limite de candidature est le 15 juin 2023. L’entrée en fonction se fera le 29 juin 2023.

Pour de plus amples renseignements sur Canada Choral, veuillez consulter notre site Web à l'adresse choralcanada.org. Pour plus d'informations sur l'Alliance chorale du Québec, veuillez consulter notre site Web à l'adresse chorales.ca

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ENGLISH

​Choral Canada and Alliance Chorale du Québec are equal-opportunity employers. We are committed to the principles of equity and diversity in employment. We encourage Indigenous people, persons living with a disability, sexual and gender minorities, women, and members of all equity seeking groups to apply and to self-identify. All qualified persons are encouraged to apply.  Only those selected for an interview will be contacted. 

Please submit via email: 
1) curriculum vitae; 
2) one reference letter;
3) two additional references listed (contact info only); and 
4) a one-page letter of application outlining your interest in, and qualifications for, this position

Send all the above to Meghan Hila, Executive Director, Choral Canada (info@choralcanada.org). If submitting by email is a barrier, please contact Choral Canada for alternative arrangements at 647-606-2467 or info@choralcanada.org.

Application deadline is June 15, 2023. Job begins June 29, 2023.

For further information about Choral Canada, please visit our website at www.choralcanada.org
For further information about Alliance chorale du Québec, please visit our website at https://www.chorales.ca/fr/